Política de Privacidade

1. Quem é responsável pelos dados

A Syst-MP, Lda., NIF 507 533 976, é responsável pelo tratamento dos dados pessoais abrangidos por esta política.

Morada: Rua José António Madeira, n.º 35A, 8100-670 Loulé, Portugal.
Email: geral@syst-mp.com
Telefone: +351 289 393 392 (chamada para a rede fixa nacional).

Esta política abrange os contactos através do site e do email, os pedidos de orçamento, as encomendas, a execução e assistência de obras e serviços e a respetiva faturação.

2. Que dados recolhemos

Consoante o pedido e a relação com a Syst-MP, tratamos nome, empresa, NIF, morada, telefone, email e as informações necessárias aos orçamentos, obras, encomendas e faturação.

Podem também integrar os registos as comunicações trocadas, os relatórios técnicos e as fotografias necessárias à documentação dos trabalhos. Os dados relativos a uma empresa podem incluir dados pessoais dos seus representantes ou contactos profissionais.

Nos formulários, os campos obrigatórios são identificados. A falta de informação necessária pode impedir a resposta ao pedido ou a prestação do serviço. Evite enviar dados pessoais que não sejam necessários ao assunto.

3. Para que utilizamos os dados

• Responder a pedidos e preparar orçamentos: realizar diligências solicitadas antes de um contrato.
• Gerir encomendas, obras e assistência: executar os contratos e acompanhar os serviços prestados.
• Faturar e cumprir obrigações: satisfazer as exigências fiscais, contabilísticas e outras obrigações legais aplicáveis.
• Consultar o histórico comercial e técnico: acompanhar pedidos que os clientes retomem e apoiar a análise de trabalhos anteriores, quando exista interesse legítimo e o tratamento seja necessário e proporcional.
• Enviar comunicações comerciais: apenas nos casos permitidos por lei, com consentimento quando exigível.

A utilização dos dados deve respeitar a finalidade que justifica o tratamento e os direitos dos respetivos titulares.

4. Onde são tratados e quem lhes pode aceder

Os contactos e os documentos comerciais são geridos no Odoo e no email empresarial, disponibilizado através do Google Workspace, com o domínio próprio da Syst-MP.

A Syst-MP utiliza também uma conta Google gratuita da empresa para os contactos e a agenda, bem como o Google Drive associado a essa conta para guardar fotografias destinadas à página. Os contactos, a agenda e o email podem estar sincronizados com os dispositivos utilizados na atividade.

Os materiais de marketing e de preparação das publicações para as redes sociais são guardados no Microsoft OneDrive da empresa. O acesso aos ficheiros de trabalho é reservado às pessoas autorizadas da equipa.

O contabilista recebe os documentos necessários à contabilidade, sem acesso direto ao Odoo. Os dados também podem ser comunicados às autoridades quando tal resulte de uma obrigação legal.

A partilha com transportadoras, fabricantes ou assistência técnica é efetuada com autorização prévia do cliente, de acordo com a prática da Syst-MP, e limitada à informação necessária ao pedido.

A utilização destes serviços pode envolver o tratamento de dados fora do Espaço Económico Europeu, incluindo nos Estados Unidos. Os prestadores descrevem nas suas condições os mecanismos aplicáveis às transferências internacionais, como decisões de adequação e cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia, consoante o serviço e a transferência. Pode consultar a política de privacidade do Odoo, a informação da Google sobre transferências de dados e a declaração de privacidade da Microsoft. Para esclarecimentos sobre o tratamento dos seus dados pela Syst-MP e as garantias aplicáveis, contacte geral@syst-mp.com.

5. Fotografias das obras

As fotografias permitem documentar os trabalhos e apoiar o respetivo acompanhamento técnico. A divulgação no site e nas redes sociais é feita sem identificar os clientes nem mostrar elementos que identifiquem o local.

As fotografias e os vídeos em que aparecem membros da equipa são divulgados no site e nas redes sociais com a sua autorização prévia.

Nas imagens das obras, devem ser excluídos ou ocultados elementos que identifiquem clientes, outras pessoas ou o local, como rostos sem autorização para divulgação, matrículas, documentos, nomes ou outros detalhes identificativos. Para questões relativas à utilização da sua imagem, contacte-nos através de geral@syst-mp.com.

6. Newsletters e comunicações comerciais

A Syst-MP prevê implementar newsletters dirigidas a empresas, com novidades, produtos, serviços e campanhas. O registo de um contacto no Odoo não constitui, por si só, uma subscrição.

O envio será realizado nos casos permitidos por lei, mediante consentimento quando exigível, respeitando as oposições à receção. Cada mensagem incluirá uma forma simples e gratuita de cancelar os envios.

Pode também comunicar a sua oposição ou retirar o consentimento através de geral@syst-mp.com. Isso não impede o envio das comunicações necessárias a uma encomenda, obra, contrato ou obrigação legal.

7. Durante quanto tempo conservamos os dados

A conservação depende do tipo de documento, da finalidade do tratamento e das obrigações legais aplicáveis. Os documentos contabilísticos e fiscais são conservados durante os prazos legalmente exigidos. Os registos de contratos, obras, assistência e garantias podem ser necessários para cumprir obrigações ou exercer e defender direitos.

Os orçamentos não adjudicados ficam no Odoo com o estado cancelado. Esse estado não elimina os documentos nem os dados associados. O histórico é mantido porque os clientes podem voltar a solicitar o orçamento ou retomar o trabalho.

A Syst-MP compromete-se a rever semestralmente a necessidade de conservar os dados pessoais associados aos orçamentos não adjudicados. A avaliação considera o tempo decorrido desde o último contacto, a existência de pedidos ou trabalhos em curso, a necessidade de acompanhamento técnico, as garantias e as obrigações legais ou de defesa de direitos. A revisão semestral não corresponde a um prazo automático de eliminação dos orçamentos. Quando os dados pessoais deixarem de ser necessários e não existir outro fundamento para os conservar, serão eliminados ou anonimizados, podendo manter-se a informação técnica e comercial que já não permita identificar pessoas. Os pedidos de apagamento ou limitação são analisados tendo em conta a finalidade, a necessidade de conservação e as obrigações legais aplicáveis.

8. Os seus direitos

Nos termos e condições previstos no RGPD, pode pedir acesso aos seus dados, a sua retificação, apagamento ou limitação do tratamento, opor-se ao tratamento e exercer o direito à portabilidade quando aplicável.

Quando o tratamento depende do consentimento, pode retirá-lo sem afetar a licitude do tratamento anterior. Estes direitos não afastam as obrigações legais de conservação que sejam aplicáveis.

Envie o pedido para geral@syst-mp.com, indicando o direito que pretende exercer e a informação necessária para localizarmos os registos. Se houver dúvidas razoáveis sobre a identidade do requerente, poderá ser pedida informação adicional estritamente necessária para a confirmar.

A resposta é prestada, em regra, no prazo de um mês. Quando a complexidade ou o número de pedidos justificar a prorrogação legal, será informado do motivo e do prazo. Pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD.

9. Cookies e serviços externos

Os cookies são pequenos ficheiros que um site pode guardar no dispositivo para suportar funções como a sessão, as preferências e a utilização da loja. Os cookies estritamente necessários ao serviço solicitado distinguem-se dos utilizados para finalidades opcionais, como análise ou publicidade, para os quais se aplica o consentimento quando exigido por lei.

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Quando segue uma ligação para redes sociais ou outros sites, passa a utilizar serviços sujeitos às políticas de privacidade desses terceiros.

10. Atualizações e contacto

Esta política pode ser atualizada para refletir alterações nos serviços, nas práticas de tratamento ou na legislação. A data da revisão encontra-se no início da página.

Para esclarecimentos ou pedidos relativos a dados pessoais, contacte geral@syst-mp.com.