Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Syst-MP, Lda., numéro d’identification fiscale portugais 507 533 976, est responsable du traitement des données personnelles couvertes par cette politique.

Adresse : Rua José António Madeira, n.º 35A, 8100-670 Loulé, Portugal.
Email : geral@syst-mp.com
Téléphone : +351 289 393 392 (appel vers le réseau fixe national portugais).

Cette politique couvre les contacts par le site et par email, les demandes de devis, les commandes, l’exécution et le suivi des travaux et services, ainsi que leur facturation.

2. Quelles données nous collectons

Selon votre demande et votre relation avec Syst-MP, nous traitons votre nom, entreprise, numéro d’identification fiscale, adresse, téléphone, email et les informations nécessaires aux devis, travaux, commandes et à la facturation.

Les dossiers peuvent également comprendre les échanges de correspondance, les rapports techniques et les photographies nécessaires à la documentation des travaux. Les données d’une entreprise peuvent inclure des données personnelles de ses représentants ou contacts professionnels.

Les champs obligatoires sont indiqués dans les formulaires. L’absence d’informations nécessaires peut empêcher de répondre à votre demande ou de fournir le service. Évitez d’envoyer des données personnelles sans rapport avec votre demande.

3. Pourquoi nous utilisons vos données

• Répondre aux demandes et préparer les devis : effectuer les démarches demandées avant la conclusion d’un contrat.
• Gérer les commandes, travaux et interventions : exécuter les contrats et assurer le suivi des services fournis.
• Facturer et respecter les obligations : satisfaire aux exigences fiscales, comptables et aux autres obligations légales applicables.
• Consulter l’historique commercial et technique : donner suite aux demandes reprises par les clients et examiner les travaux antérieurs, lorsqu’un intérêt légitime existe et que le traitement est nécessaire et proportionné.
• Envoyer des communications commerciales : uniquement dans les cas autorisés par la loi, avec consentement lorsqu’il est requis.

L’utilisation des données doit respecter la finalité justifiant le traitement et les droits des personnes concernées.

4. Où les données sont traitées et qui peut y accéder

Les contacts et les documents commerciaux sont gérés dans Odoo et par la messagerie professionnelle fournie via Google Workspace, avec le nom de domaine propre à Syst-MP.

Syst-MP utilise également un compte Google gratuit de l’entreprise pour les contacts et l’agenda, ainsi que le Google Drive associé pour conserver les photographies destinées au site. Les contacts, l’agenda et les emails peuvent être synchronisés avec les appareils utilisés dans le cadre de l’activité.

Les supports marketing et les contenus préparés pour les réseaux sociaux sont conservés dans le Microsoft OneDrive de l’entreprise. L’accès aux fichiers de travail est réservé aux membres autorisés de l’équipe.

Le comptable reçoit les documents nécessaires à la comptabilité, sans accès direct à Odoo. Les données peuvent également être communiquées aux autorités lorsqu’une obligation légale l’impose.

Conformément à la pratique de Syst-MP, le partage avec les transporteurs, fabricants ou prestataires d’assistance technique est effectué avec l’autorisation préalable du client et limité aux informations nécessaires à la demande.

Ces services peuvent impliquer le traitement de données en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Les prestataires décrivent dans leurs conditions les mécanismes applicables aux transferts internationaux, tels que les décisions d’adéquation et les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, selon le service et le transfert. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité d’Odoo, les informations de Google sur les transferts de données et la déclaration de confidentialité de Microsoft. Pour des précisions sur le traitement de vos données par Syst-MP et les garanties applicables, contactez geral@syst-mp.com.

5. Photographies des travaux

Les photographies permettent de documenter les travaux et d’en assurer le suivi technique. Leur diffusion sur le site et les réseaux sociaux se fait sans identifier les clients ni montrer d’éléments permettant d’identifier le lieu.

Les photographies et vidéos dans lesquelles apparaissent des membres de l’équipe sont diffusées sur le site et les réseaux sociaux avec leur autorisation préalable.

Les images des travaux doivent exclure ou masquer les éléments identifiant les clients, d’autres personnes ou le lieu, tels que les visages sans autorisation de diffusion, les plaques d’immatriculation, les documents, les noms ou d’autres détails identifiants. Pour toute question sur l’utilisation de votre image, contactez geral@syst-mp.com.

6. Newsletters et communications commerciales

Syst-MP prévoit de mettre en place des newsletters destinées aux entreprises, présentant les actualités, produits, services et offres. L’enregistrement d’un contact dans Odoo ne constitue pas, à lui seul, un abonnement.

Les envois seront effectués dans les cas autorisés par la loi, avec consentement lorsqu’il est requis, et dans le respect des oppositions à leur réception. Chaque message proposera un moyen simple et gratuit de se désabonner.

Vous pouvez également vous opposer aux envois ou retirer votre consentement en écrivant à geral@syst-mp.com. Cela n’empêche pas l’envoi des communications nécessaires à une commande, des travaux, un contrat ou une obligation légale.

7. Durée de conservation des données

La conservation dépend du type de document, de la finalité du traitement et des obligations légales applicables. Les documents comptables et fiscaux sont conservés pendant les durées légalement requises. Les dossiers relatifs aux contrats, travaux, interventions et garanties peuvent être nécessaires au respect d’obligations ou à l’exercice et à la défense de droits.

Les devis non acceptés restent dans Odoo avec le statut annulé. Ce statut ne supprime ni les documents ni les données associées. L’historique est conservé car les clients peuvent demander à nouveau le devis ou reprendre les travaux.

Syst-MP s’engage à réexaminer tous les six mois la nécessité de conserver les données personnelles associées aux devis non acceptés. L’évaluation tient compte du temps écoulé depuis le dernier contact, des demandes ou travaux en cours, des besoins de suivi technique, des garanties et des obligations légales ou de défense des droits. Ce réexamen semestriel ne constitue pas une échéance automatique de suppression des devis. Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires et qu’aucun autre fondement ne justifie leur conservation, elles seront supprimées ou anonymisées ; les informations techniques et commerciales ne permettant plus d’identifier des personnes pourront être conservées. Les demandes d’effacement ou de limitation sont examinées au regard de la finalité, de la nécessité de conservation et des obligations légales applicables.

8. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation du traitement, vous opposer au traitement et exercer le droit à la portabilité lorsqu’il s’applique.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer sans affecter la licéité du traitement antérieur. Ces droits ne suppriment pas les obligations légales de conservation applicables.

Adressez votre demande à geral@syst-mp.com, en précisant le droit que vous souhaitez exercer et les informations nécessaires pour retrouver les dossiers. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, des informations supplémentaires strictement nécessaires à sa vérification pourront être demandées.

Une réponse est normalement apportée dans un délai d’un mois. Lorsque la complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation prévue par la loi, vous serez informé du motif et du délai. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de protection des données du Portugal — CNPD.

9. Cookies et services externes

Les cookies sont de petits fichiers qu’un site peut enregistrer sur votre appareil pour assurer des fonctions telles que la session, les préférences et l’utilisation de la boutique. Les cookies strictement nécessaires au service demandé se distinguent de ceux utilisés à des fins facultatives, telles que l’analyse d’audience ou la publicité, pour lesquelles le consentement s’applique lorsqu’il est exigé par la loi.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies. Le blocage des cookies nécessaires peut affecter certaines fonctionnalités.

La vidéo d’alignement des arbres sur la page Services affiche d’abord une image fixe conservée sur notre site. Le lecteur YouTube n’est chargé que lorsque vous sélectionnez « Autoriser et regarder la vidéo ». Votre navigateur se connecte alors à YouTube, qui reçoit des données techniques, telles que l’adresse IP, et peut utiliser des cookies ou des technologies similaires conformément à ses politiques.

Cette autorisation s’applique uniquement à ce chargement de la vidéo. Vous pouvez continuer à consulter la page sans l’autoriser. Si vous rechargez la page, vous devrez donner une nouvelle autorisation pour regarder la vidéo.

Lorsque vous suivez un lien vers les réseaux sociaux ou d’autres sites, vous utilisez des services soumis aux politiques de confidentialité de ces tiers.

10. Mises à jour et contact

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans les services, les pratiques de traitement ou la législation. La date de révision figure en haut de la page.

Pour toute question ou demande relative aux données personnelles, contactez geral@syst-mp.com.